名簿作り

今年もこの季節がやってきました。

明日から春学期の授業が始まります。それに先立って、勤務校②の名簿作りを行いました。

一昨年から、名簿はPDFではなくExcelでのダウンロードとなったのですが、PDFの時代にはきちんと履修者名簿として完成した形であったものが、Excelになってから、学籍番号・氏名などの情報以外は何の欄もないものになりました。

昨年も書きましたが、これをカスタマイズするのが実に大変なのです。

何しろ何の欄もありませんから、このままでは使い物になりません。出欠をチェックするための欄、日付を書き込む欄を作った上で、うまく印刷範囲に収まるように調整しなければなりません。

その結果、余白もギリギリになることが多く、Excelファイルのまま持って行って大学で印刷すると、1枚でおさまるはずだったものが2枚になって印刷されて出てきたりすることもあるので、レイアウトが変わらないよう、PDF化も必須です。

また、学生氏名の振り仮名が半角カナなのも直したいのですが、半角を全角に一発変換するコマンドを調べるのが昨年大変でした。しかも、半角カナを全角カナにしたところ、促音が大文字化されてしまうことが後になって分かりました。つまり、例えばホッタさんがホツタさんと表記されてしまうのです。

当初、この現象に気付いておらず、ホッタさんをホツタさんと呼ぶような間違いを長きにわたってしていました。本人からの指摘でようやく気付いた次第です。ですから、今年度は半角カナのままにしておきました。

名簿の体裁が作られていないのは勤務校②だけです。完全に余計な業務なので、何とかしていただきたいものです。私の担当はほんの2クラスで、語学担当ですから人数も大したことはありませんが、もっと多くのクラス、大人数を受け持っていらっしゃる先生の苦労はいかばかりでしょうか。もちろん、自分で自由に欄を作ることができるというのはメリットにもなり得ますが、もし自由度の高い名簿を作りたいのであれば、完成形のものをアレンジすればいい話で、手間は変わりません。

名簿データには、Excelのダウンロードボタンだけではなく、「印刷」のボタンもありますが、これを使うと、完全にただの履修者名一覧となって出てきます。欄がないどころか、余白もないような一覧表です。

また、履修者名簿はウェブシステム上にあるわけですが、各クラスのページにはありません。クラスのページには、「メンバー」という項目があり、画面上での履修者一覧にはなるのですが。

名簿は、クラスのページとは全く別の、「Tools」というコーナーに入っているのです。

クラスに直接関わることですから、各クラスのページがある「コース」コーナーに名簿があった方が分かりやすいと思いますが。

一体どこに名簿があるのか、当初は探すのが本当に大変でした。

新年度早々文句ばかりになってしまいましたが、名簿作りに手を煩わさせられるのはもう３年目ですから、何とかして欲しいという気持ちです。